Prima si parla, poi si conferma
Nessun gruppo viene confermato senza aver parlato con chi lo accompagna. Non è una formalità: serve a scoprire prima le cose che altrimenti si scoprono all'arrivo, dalla composizione delle camere alle intolleranze.
La rete
L'accoglienza è per il novanta per cento organizzazione.
Quello che si nota all'arrivo — la camera pronta, la cena all'ora giusta, il nome sul registro — è stato deciso settimane prima. Il resto è la capacità di sistemare quello che va storto lo stesso, e qualcosa va storto sempre.
Due giorni lavorativi
È il tempo entro cui rispondiamo a una richiesta di gruppo. Non è una promessa commerciale: è quanto serve per verificare davvero la disponibilità, i pasti e le camere invece di rispondere «sì» e sistemare dopo.
Un numero, una persona
Ogni richiesta riceve un numero di protocollo e arriva a una persona della sede scelta. Se richiamate citando quel numero, chi risponde sa già di cosa si parla.
Per iscritto quello che conta
Menu, orari, camere degli accompagnatori, condizioni di pagamento: quello che è stato concordato viene confermato per iscritto. Serve a voi e serve a noi, e toglie di mezzo il «ma avevamo detto».
Cosa si decide prima e cosa dopo
Prima, e non si cambia: date e sede. Da quelle dipende tutto il resto, e spostarle significa rifare la richiesta da capo.
Prima, ma con margine: numero di partecipanti e composizione. Entro certi limiti si aggiusta fino a poco prima dell'arrivo — un ragazzo in più o in meno non è un problema, dieci sì.
Anche dopo: esigenze alimentari e accessibilità. Si raccolgono alla conferma, su un canale riservato, e si possono aggiornare fino a pochi giorni prima. Sono dati sulla salute: non li chiediamo in un modulo pubblico.
All'ultimo: orario di arrivo. Se il treno è in ritardo o il pullman è fermo in tangenziale, una telefonata basta.
Richiedi un preventivoDomande frequenti
Le domande che arrivano più spesso.
Quanto tempo prima conviene chiedere?
Per un gruppo in primavera, l'autunno precedente. Per un individuale, dipende dalla stagione. In agosto a Campiglia e a maggio a Reggio, durante Fotografia Europea, si riempie molto prima.
Chi risponde alle richieste?
Una persona della sede scelta, non un centralino di rete. Per richieste su più città risponde l'amministrazione, che coordina le sedi.
Entro quanto arriva una risposta?
Due giorni lavorativi. Se serve prima, si può chiamare citando il numero della richiesta.
Si può cambiare qualcosa dopo la conferma?
I numeri entro certi limiti sì, e le esigenze alimentari fino a pochi giorni prima. Date e sede no: da quelle dipende tutto il resto.
Chi c'è dall'altra parte.
Le persone che rispondono, sede per sede.